国际会议申报须知及网上报批流程
一、国际会议定义：
在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、交流会等都属于国际会议，均需报教育部审批。
二、会议预报：
每年9月，校内各单位通过中国教育系统学术会议云平台（网址：http://econf.hust.edu.cn/， 注册、登录和使用方式见附件1《国际学术会议预报申请说明》）上报下一年度国际会议计划（含一般性国际会议和重大国际会议），每年11月国际合作与交流处（以下简称国际处）国际会议专职管理人员收集汇总校内各申请办会单位提交的国际会议计划，并以公文形式报教育部审批、备案。下一年度3月可补报当年下半年一般性国际会议举办计划。重大国际会议必须预报，并经教育部审核同意，否则正式申报材料将不被接收。
三、正式申报：
已列入教育部和学校年度计划的会议，按以下类别和时间在中国教育系统学术会议云平台（以下简称云平台）填报并提交正式申报材料：
1. 一般性国际会议，必须在正式会议前2-3个月在云平台中提交正式申报材料，线上会议或线上线下结合的会议申报周期可适当缩短，但不能低于1个月。
2. 重大国际会议包括外宾人数100人以上或会议总人数400人以上的人文社科类会议和外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的自然科学类会议，涉及敏感问题的国际会议，不论规模大小，均以重大国际会议进行报批。重大国际会议申报和审批时限较长，校内申请办会单位必须至少保证提前六个月（正式会期前）在云平台中提交正式申报材料。
3、邀请外国国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议不得在线申报，需另文报批（纸质请示文），申报时间不得少于6个月。邀请外国政要或前政要访华请示件必须提前60天送达教育部；拟请我国国家领导人出席国际会议，请示件必须提前20个工作日送达教育部。校内办会单位向国际处递交类似申请的时间应至少保证在上述时间期限前一个星期。
4、会议总人数在30人以下的临时性小型国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但必须至少在会前1至2个月在云平台中填报正式申报材料。
5、境外非政府组织赞助的国际会议，需在线提交境外非政府组织简介和备案函pdf文件。
四、会议报批流程：
校内申请办会单位会议学术负责人在云平台按照要求填报正式申报材料后，单位外事秘书需认真检查是否所有会议要素已齐备，相关内容是否与实际情况相符，并经单位负责外事工作的领导确认无误后方可提交至国际处初审。
国际处国际会议专职管理人员对二级单位报送的会议申报材料进行初审，初审不通过的，退回二级单位由二级单位修改和补充提交材料。 初审通过后，国际处国际会议专职管理人员专项拟文通过OA报国际处领导和主管副校长审批。审批通过后，国际处国际会议专职管理人员将学校形成的正式公文扫描上传到系统，上报教育部。
会议正式申报后，办会单位填写《重庆大学涉外活动保密审查审批表》并完成校内审查审批程序。
在整个审批流程中，申请办会单位外事秘书或会议负责人需要通过云平台发送的即时邮件了解和掌握审批进程，并根据云平台要求及时提供补充会议相关材料。
五、获批会议注意事项：
1、一般会议不邀请国家领导人或国外政要或前政要出席。
2、获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改，须在原定会议时间的前2个星期在平台上填写更改说明申请，国际处国际会议专职管理人员报相关领导同意之后下载表格签字盖章并上传至云平台报教育部审批。
3、在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现“两个中国”和“一中一台”等敏感问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。
六、会后总结：
1、会议负责人必须在会议结束后２个月内，将会议的学术总结（至少3000字）、会议情况表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、 论文集（1份）、与会国内外代表名单等材料提交到云平台。
2、会议照片可包括：开幕式、会议代表合影、会场全景、会议发言人、会议重要活动、主席台和闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。
3、国际会议学术总结须述明：
（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。
（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；
（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；
（4）总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，请署明联系人，联系电话和Email地址。国际处将对总结内容是完整性进行审核。
重庆大学国际处联系人： 刘郢
联系电话：65111721 邮箱：liuy2315@cqu.edu.cn
办公地点：A区主教学楼 526办公室
