校内各单位：
根据教育部国际司《在华举办国际会议管理办法》的有关规定，高等学校申办和在华举办、承办国际会议必须履行预报和报批手续。会议预报制度旨在限制重复举办主题相同的国际会议，防止出现先对外承诺（申办）、再向教育部申报的现象。
预报仅需提供拟举办（或申办）会议的简单信息，在拟对外宣布（或申办）日期前3至4个月还应向教育部正式提交审批材料。填报时一般性国际会议和重大国际会议要求分表填写。一般性国际会议指（1）外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。（2）双边会议以及国际合作项目中的工作会议。 (3)重大国际会议指除会议规模突破上述人数界限需按重大国际会议报批外，联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议；事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议均需按重大国际会议报批。重大国际会议的准备和申报期为一年。
为加强我校申办或举办国际会议的前期调研以及管理工作，请校内各单位深入了解本单位所属院系、科研院（所）、协会、中心以及著名学者的申办、举办国际会议的计划，按要求及时、准确预报拟于2019年度举办或对外承诺或申办的国际会议。
请各单位尽快收集本学院以及下属研究中心、实验室等拟于2019年举办或承办的国际会议，并在《中国教育系统学术会议云平台》，网址： http://econf.hust.edu.cn/上进行预报，尚未在《中国教育系统学术会议云平台》上注册并申领帐号的学院或单位尽快注册申领。
每年9月通过《中国教育系统学术会议云平台》预报下一年度国际会议是一项定期、常规的工作，各学院或单位应尽早了解收集相关信息，并及时在系统中进行预报。下一年度3月还可以有一次补报于当年下半年拟召开国际会议的机会，但是，国际处希望各学院尽量在每年9月做好下一年度所有拟召开国际会议的计划，并进行预报。
未予预报或者未通过教育部预报初审的国际会议，教育部原则上将不再受理正式申报材料。因此各单位必须认真对待，以免影响国际会议的正常召开。
联系人：国际合作处专家交流科刘郢
电话：02365111721
电子邮件：liuy2315@cqu.edu.cn
国际合作与交流处
2018年9月14日
