各相关单位及人员：
为促进我校研究生同学赴国（境）外开展国际学术交流，学校允许和鼓励符合条件的研究生赴国（境）外参加国际学术会议。同时为方便跨校区同学办理校内申报及财务报销手续，简化办事流程，经与研究生院、财务处等部门协商，自通知发布之日起，我校研究生赴国（境）外参加学术会议申报审批流程将采用线上办理方式，同时财务办理实行资助经费制。现将具体要求通知如下：
一、申报审批线上办理流程及要求
（一）提交申请
申请人应自行准备好相应的申请材料（见附件1），登录“学生国际化项目管理平台”，网址http://xscgjjl.cqu.edu.cn/，选择“学术会议参会管理”版块，按要求填写并提交申请。
（二）学院审核
学院作为学生赴国（境）外参加国际会议的主要审核部门，应依次完成导师审核—外事秘书审核—学院审核的环节，请务必审核申请人已提交材料的完整性和真实性。如申请人提交的材料缺失或不符合相关规定，应及时退回给申请人并提醒修改。已提交到研究生院和国际处的申请如存在较大问题，将视为无效申请，不予通过，并不再受理本次申请,由学院给学生做出相关解释和说明。
如学院统一批次参加同一个会议的人数较多，为保证申请填报准确率及审核通过率，建议学院在申请人填报前集中指导，强调相关申报要求和流程，避免多次提交后审核不通过导致不能按时参会。
（三）申请人下载备案表
已通过学院审核的申请，经研究生院复核、国际处审核备案后，申请人可自行在系统生成并下载“签证证明信”（附件2，申请人在申请阶段根据签证办理要求自行选择是否需要）、“研究生赴国（境）外参加学术会议申请备案表”（附件3，该表格将作为报销财务流程的重要依据）。
（四）办理返校审核手续
申请人在出国（境）参加会议结束后的两周内，应自行登录系统办理返校手续，按要求上传总结（不少于800字，并附至少三张交流照）后，提交给导师和学院外事秘书依次完成返校审核流程。
（五）其他说明
1.原则上，会议开始前一天须为出境日期，会议结束后第一天或第二天须入境。例:某会议于2024年6月16日至2024年6月19日举行，则交流时间填写应为:2024年6月15日至2024年月20日(或21日)。如不满足该原则，申请人应提供相应的说明及证明材料(需本人及导师签字)。
2.系统上传的出访行程单（见附件1）应包含出入境时间，且日期需连续，不可空缺；建议尚未获得出访地签证前不要提前购买机票，行程单可提供计划航班号；如有除国际会议外的其他科研活动，可在行程单“详细内容”处添加，并与会议邀请函一同上传相关邀请函或参会证明。
3.如申请人在国（境）外交流学习期间赴第三国（地）参加国际学术会议，应参照以上流程办理。
4.学生国际化项目管理平台提交国际会议参会申请，以及学院审核的具体流程详见操作说明书（附件5）。
5.赴台参加学术会议的同学还需参照《重庆大学教职工因公赴台办理流程》准备各类赴台申报资料，完成相应手续。
二、办理时间
1.如需要由国际处出具的签证证明信自行办理签证等事宜，原则上要求出国（境）参加会议前至少2个月登录系统提交申请至国际处。如未能在开会前2个月拿到会议邀请函，请根据签证办理进度尽早提交申请，建议在收到邀请函的三天内登录系统提交申请至国际处。
2.如不需要由国际处出具的签证证明信，请申请人在出国（境）参加会议前，最晚不低于2个星期登录系统提交申请至国际处。
3.申请人提交的申请经学院和研究生院审核后，一般情况下国际处审核备案环节办结完预计为5个工作日。请申请人务必把握好时间，登录系统查询审核状态，并提醒相关办理人完成审核流程。
三、财务报销办理要求及说明
如申请人赴国（境）外参加国际会议的经费由个人支付，请按要求办理申报审批线上办理流程，无需办理财务手续。如申请导师项目经费、学院国际化建设经费以及“研究生国际学术会议基金”等学校经费作为经费资助，请按要求办理申报审批线上办理流程，以及相关财务手续。
（一）经费申请
申请人如申请“研究生国际学术会议基金”作为赴国（境）外参加国际会议的经费资助，请按照研究生院关于开展“研究生国际学术会议基金”申报工作的通知的要求提交申报。如申请导师项目经费或学院国际化建设经费，请提前确认已获得学院资助许可。
（二）费用报销
1.申请人完成申报审批线上办理流程，并完成返校审核手续后，凭相关报销凭据办理财务报销流程。如申请“研究生国际学术会议基金”、导师项目经费或学院国际化建设经费作为会议经费资助，应在赴国（境）外参会后，凭已签订的资助协议、会议邀请函、申请备案表等材料到财务处办理财务报销手续（见附件4）。
2.如申请导师项目经费或学院国际化建设经费作为会议经费来源，或者申请“研究生国际学术会议基金”，但参会期间的花费大于基金资助标准，超出的部分拟申请导师或学院的项目经费报销。以上情况的参考报销标准为：伙食费按照财政部、外交部《因公临时出国经费管理办法》规定的标准限额内发放，公杂费及其他费用在标准内据实凭票报销。
四、咨询及联系方式
单位 |
联系信息 |
咨询事宜 |
各学院外事秘书及分管领导详见附件6 |
研究生院 |
高老师、李老师65112440 （A区研究生院楼506） |
“研究生国际学术会议基金”申请、资助等相关政策咨询 |
郭老师 65103162 （A区研究生院楼408） |
研究生院审批环节 |
国际处 （留学生事务管理中心） |
唐老师/张老师 65103019（A区主教楼535） |
国际处审核 备案环节 |
港澳台办 |
刘老师 65102100 （A区主教楼528） |
港澳台办审核 备案环节 |
财务处 |
A区65102663 虎溪校区65678018 |
财务报销咨询 |
附件：1.研究生赴国（境）外参加学术会议应提交的材料清单
2.签证证明信
3.研究生赴国（境）外参加学术会议申请备案表
4.研究生赴国（境）外参加学术会议财务报销材料单
5.学生国际化项目管理平台操作说明
6.学院外事秘书及分管领导信息表
留学生事务管理中心 港澳台办公室 研究生院 财务处
2024年5月6日
